Несколько слов о делопроизводстве

[Grey]

Не секрет, что региональные лидеры Го, становясь официальными руководителями федераций, оказываются не готовыми к бюрократическим требованиям минюстов и минспортов регионов, не знают элементарных правил оформления документов.

Очень сильно это проявилось при подготовке выписок из протоколов общих собраний по выборам делегатов на предстоящую отчетную конференцию РФГ (12.12.20202). К сожалению, из 23 федераций, представивших на данный момент выписки из протоколов общих собраний, только одна (?) смогла это сделать с первого раза и без ошибок (прим. – потом и там нашлась ошибка).

Какие же основные ошибки совершаются при подготовке столь простого документа? Их было много, даже слишком много! Не буду разбирать каждую, просто опишу алгоритм составления выписки (или протокола).

Для начала маленький ликбез. Протокол – внутренний документ федерации. Он составляется в одном экземпляре и подписывается председателем и секретарем, хранится в федерации. Выписка – частичная копия протокола по одному вопросу повестки дня. Даже если всего был 1 вопрос, все равно по внешнему запросу составляется документ, называемый "ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА". Его не подписывают ни секретарь, ни председатель. Только заверяется должностным лицом федерации, причем по дате выдачи выписки. Это и есть копия протокола по одному вопросу повестки дня. А их, в принципе, может быть сколько угодно. По каждому может делаться своя выписка, причем в разное время (дата заверяющей подписи – это дата выдачи выписки). Выписки выдаются по первому требованию лица, если вопрос повестки дня как-то затрагивает его интересы, и организация не вправе отказать в выдаче выписки. Аналогично, выписки могут быть запрошены разными внешними организациями и контрольными органами, включая Минюст РФ, минюсты регионов. Мы (РФГ) тоже запрашиваем выписки для подтверждения полномочий лиц, участвующих в конференции.

Зачастую ошибку совершают уже в самом начале – в названии организации, которое указывается в "шапке" документа. Если собрание проводилось в региональном отделении РФГ, то это структурное подразделение без образования юр. лица и в шапке должно значиться:

Общероссийская общественная организация "Российская федерация Го"
Такое-то региональное отделение

Дл юр. лиц – самостоятельных РОО пишется просто их официальное название (согласно учредительным документам).

Затем идет заголовок (вид) документа. В данном случае – "ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА". Эти слова (именно так, а не иначе) прописными буквами пропечатываются в центре листа под названием РФГ и РО. Далее слева от края листа печатается дата проведения заседания, справа у самого края листа – индекс документа (номер протокола). Не забываем, что однозначные номера дополняются цифрой "0", например: "№ 02". Не забываем отбить номер от значка "№" пробелом.

В следующей строке в центре листа печатаем место проведения заседания (или место изготовления протокола – при проведении в формате онлайн).

Далее идет в РОДИТЕЛЬНОМ ПАДЕЖЕ (протокол – чего?) название вида заседания. Например: "Общего собрания". Указывать снова организацию тут не следует, так как она указана в шапке документа.

[Grey]

Под видом заседания через пропуск 1-2 строк печатаются слова "Председатель – ФИО", с новой строки: "Секретарь – ФИО". Затем снова через пропуск строки – "Присутствовали:", и далее список лиц – участников органа (общего собрания РО или РОО в нашем случае), присутствовавших на заседании. Здесь же можно указать выполнение требования Устава по кворуму (например: "присутствуют более 50% членов федерации, собрание правомочно"). Если присутствовавших более 15, то пишется : "участвовали столько-то членов федерации (список прилагается)". Тогда список оформляется отдельным приложением и заверяется председателем заседания.

Если на заседании присутствовали приглашенные лица, не являющиеся членами органа ( федерации, РО или РОО, или не являющиеся делегатами на конференцию РФГ – при составлении протокола конференции РФГ), то по ним составляется отдельный список прямо в протоколе (до 15 человек) или отдельным приложением.

Следующий раздел – ПОВЕСТКА ДНЯ. Печатается заголовок также прописными буквами, можно уже просто от левого края листа, с двоеточием. Затем идет перечисление вопросов, рассмотренных на заседании, по форме "О чем?". Например: "1. Об избрании делегатов на отчетную конференцию ООО "Российская федерация Го". Сразу под вопросом повестки печатается: "Доклад ФИО." (ФИО в родительном падеже). Если доклад (может в виде тезисов) представлен и разослан заранее участникам, то приписывается: "(прилагается)".

На этом вводная (заголовочная) часть протокола заканчивается.

[Grey]

В основной (содержательной) части протокола (и выписки) указываются выступавшие и кратко излагается то, о чем была речь. Начинается рассмотрение каждого вопроса повестки с номера и слова "СЛУШАЛИ:". Далее с красной строки в родительном падеже – ФИО докладчика, потом тире и описание сути выступления. Если по ходу доклада были заданы вопросы, то пишем, например:
"Вопрос: Какая квота представительства нашего РО?
Ответ: Нам выделено 2 голоса". Точно так же оформляем вопросы в других частях (например, в разделе "ВЫСТУПИЛИ").

Если после доклада в прениях были выступления других участников, то пишем с новой строки: "ВЫСТУПИЛИ:" и перечисляем выступавших (ФИО) и кратко – суть их выступлений.

Завершается рассмотрение каждого вопроса резолюцией в форме "РЕШИЛИ:" (обычная форма для общих организационно-управленческих решений коллегиальных органов управления) или "ПОСТАНОВИЛИ" (больше подходит для распорядительно-указующих решений). По каждому вопросу повестки дня может быть принято не одно решение. Тогда они нумеруются не только по номеру вопроса повестки дня, но и с подпунктами: "1.1. Избрать делегатами...", "1.2. Командировать делегатов..." и т.п.

После решения указываются результаты голосования (если оно проводилось: бывают, что решения очевидны, не вызвали возражений, приняты консенсусом). Пример: в скобках сразу после текста решения: "(единогласно)". Если голоса разделились, то нужно в отдельной строке записать: "ГОЛОСОВАЛИ: за – столько-то, против – столько-то, воздержались – столько-то".

На этом содержательная часть выписки (или последнего вопроса повестки дня – для протокола) заканчивается и далее идут подписи (для протокола) председателя и секретаря заседания или просто указание на их наличие и заверяющая подпись должностного лица (для выписки).

[Grey]

Итоговый документ мог бы выглядеть примерно так:

Код: Выделить всё

                     Региональная общественная организация
                        "Федерация Го ....й Республики"


                             ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
19 ноября 2020 г.                                                     № 01
                                  г. .....

Общего собрания

Председатель – ФИО
Секретарь – ФИО

Присутствовали: /список присутствовавших членов федерации/.

ПОВЕСТКА ДНЯ:
   1. О выборах делегатов от РОО "Федерация Го ...й Республики"
      на отчетную конференцию ООО  "Российская федерация Го".
      Доклад  ФИО /в род. падеже/.

1. СЛУШАЛИ:
ФИО /в род. падежде/ – доложил, что явка членов РОО "Федерация Го ...й Республики" составляет более половины (кворум есть), проинформировал о сроках и месте проведения конференции, о квоте голосов для РОО "Федерация Го ...й Республики".

ВЫСТУПИЛИ – /ФИО, который предложил избрать делегатами таких-то/.

РЕШИЛИ:
1. Избрать делегатом на конференцию ООО  "Российская федерация Го" ФИО (единогласно).
/Или вариант при не единогласном голосовании:
ГОЛОСОВАЛИ: за  – 11, против  – 1, воздержались  – 0/.

Председатель:    ПОДПИСЬ НЕ СТАВИТЬ!         И.О. Фамилия             
Секретарь:     ПОДПИСЬ НЕ СТАВИТЬ!         И.О. Фамилия    


ВЕРНО
Президент Федерации Го ...й Республики   /подпись/    И.О. Фамилия 
30.11.2020 /дата выдачи выписки, а не проведения заседания/
/при наличии печати - ставится оттиск на подпись заверяющего/

[Grey]

У контролирующих и проверяющих ведомств (например минюстов) могут быть дополнительные требования к оформлению протоколов. В этом случае приходится зачастую по нескольку раз переоформлять такие документы. Сейчас РФГ готовит пакет документов для регистрации изменений в учредительных документах, которые были приняты на отчетной конференции 12 декабря. Просьба ко всем региональным лидерам – отнеситесь с пониманием и ответственно к просьбам что-то переоформить или сделать вообще дополнительные документы. На регистрационные действия в Минюсте РФ уходит обычно 2-3 месяца, причем с привлечением опытных юристов.